属人化の正体は「暗黙知」にあった
目次
「あの人がいないと回らない」は危険なサイン
属人化の正体とは
皆さまの職場で、
- あの人しかできない仕事がある
- あの人に聞かないと分からない
- あの人が休むと業務が止まる
そんな状況はないでしょうか。
一見すると、その職員は非常に優秀な人に見えるかもしれません。
しかし組織という視点で見ると、それは大きなリスクを抱えている状態とも言えます。
今回の動画では、こうした「属人化」をテーマに、その原因と解決方法についてお話ししました。
属人化を理解するうえで欠かせないキーワードが、「暗黙知」です。
属人化とは何か
仕事が特定の人に紐づいている状態
属人化とは、特定の業務が特定の個人に依存している状態のことです。
その結果、
- その人しか分からない
- その人しかできない
- その人しか判断できない
という状態が生まれます。
属人化が進むと、
- 休暇取得が難しくなる
- 急な退職に対応できない
- 人材育成が進まない
- 不公平感が生まれる
など、さまざまな問題につながります。
属人化を引き起こす「暗黙知」
言葉にされていないノウハウの存在
属人化の背景には、暗黙知と呼ばれるものがあります。
暗黙知とは、
- 経験で身につけたコツ
- 感覚的な判断
- なんとなくうまくいく方法
など、本人はできるけれど説明できない知識や技術のことです。
例えば、「なぜうまく患者対応ができるのですか？」と聞かれても、
「なんとなくです」としか答えられない状態です。
本人には当たり前になっているため、他の人へ共有されないままになってしまいます。
なぜ暗黙知は共有されないのか
属人化が生まれる3つの理由
① 忙しくて教えられない
多くの場合、「教えたくない」わけではありません。
単純に忙しく、時間が確保できないという問題があります。
② 言語化できない
感覚で仕事をしているため、「なぜそうしているのか」を自分自身でも説明できないケースがあります。
③ 共有する文化がない
組織によっては、
- 教えることが評価されない
- 情報共有の習慣がない
- 自分だけの強みとして抱え込む
といった状況もあります。こうした環境が属人化を加速させてしまいます。
解決の鍵は「形式知」に変えること
暗黙知を言葉にする
属人化を解消するために大切なのは、
暗黙知を形式知に変えること
です。
例えば、「あの人は患者対応が上手い」という評価があったとします。
それをそのままにするのではなく、
- 最初に名前を呼んでいる
- 最後まで話を聞いている
- 共感の言葉をかけている
- 分かりやすい言葉で説明している
といった行動に分解していきます。
こうすることで、他の職員も再現できる知識へ変わっていきます。
属人化を防ぐ4つのステップ
組織で共有する仕組みを作る
① 業務を見える化する
まずは、「誰が何を担当しているか」を整理します。
属人化している業務がないか確認することが第一歩です。
② 行動レベルまで言語化する
うまくいく理由を具体的な行動まで分解します。
③ 共有を仕組み化する
申し送りやマニュアル、ミーティングなど、自然に共有できる仕組みを作ります。
④ 評価と連動させる
人に教えることや知識を共有することを、組織として評価する文化を作ることも重要です。
属人化の解消は組織成長につながる
個人の力を組織の力へ
属人化の正体は、暗黙知が共有されていない状態です。
だからこそ、「優秀な人を増やす」のではなく、「優秀な人の知識を共有する」
という視点が重要です。
暗黙知を形式知へ変えることができれば、人材育成も進み、組織全体の力を高めることができます。
動画で詳しく解説しています
属人化解消のヒントとして
今回ご紹介した内容は、YouTube動画でより詳しく解説しています。
属人化や人材育成に課題を感じている方は、ぜひ動画もあわせてご覧ください。